社外の人たちを迎えての重要なミーティングなどは、貸し会議室を利用するのがおすすめです。
いつも同じ机といすが置いてある社内の会議室ではないので会議室っぽくない雰囲気の場所を利用してみるとモチベーションも違ってきます。
ここでは、貸し会議室にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

人の集まりやすい立地

まず、貸し会議室を利用するにあたって把握しておきたいのは、誰でも利用しやすい立地に会場があるのかどうかという点です。
駅から遠かったり、わかりづらい場所にあったりすると誘導するために余計な人員を配置しなければならず、雨の日だとさらに負担が増える一方。

貸し会議室は、複数路線が乗り入れているターミナル駅の近くにあるのがほとんどなので、初めて会場に訪れる人でも迷うことも少ないというメリットがあります。

会議専用の機材が使える

貸し会議室には、会議や交流会にあると便利な機材が充実しています。

例えば、司会者用のハンドマイクや参加者が質問する際のコードレスマイク、スピーカー、資料を映し出すプロジェクター、ホワイトボードなどが使えたり、Wi-Fiも常設されているので、海外からの参加者との交流もでき、その様子もスクリーンに映し出して他の参加者も見ることができます。
設備に関しては、自社で用意する手間も省けますし、コスト削減にも貢献できますね。

また、機材のセッティングは専任スタッフが行ってくれるので、何か問題が起こってもすぐに対処してくれる安心感があります。

ケータリングサービスあり

基本的に懇親会などは、飲み残しやテーブル、いすの片付けは主催者側で行い、場合によってはゴミの分別も行わなければいけません。
また、場所を変える場合でも、実施するなら後処理は簡単に済ませたいですよね。

貸し会議室サービス内でも懇親会ができるようにと、軽食などのケータリングサービスを提供していたりするので、わざわざ別会場を手配する手間も省けますし、面倒な後片付けをする必要もありません。

ケータリングサービス利用にはメリットも多く、ただ会議やセミナーを行ってばかりでは効率が落ちるというもの。
適度な休憩を取るという意味でも、ケータリングサービスを上手に利用して、参加者や社員のモチベーションを保つようにすると良いでしょう。